Het Helen Dowling Instituut (HDI), die mensen met kanker en hun naasten begeleidt, wilde al zijn contacten vanuit één bron kunnen raadplegen en invoeren. Daarmee wil het instituut efficiënter worden. Volgens het HDI is de professionaliteit door de in gebruik name van Microsoft Dynamics CRM bevordert. Dienstverlener CBS Solutions heeft de hele implementatie en koppeling met het elektronisch patientendossier (EPD) begeleid.
Het Helen Dowling Instituut (HDI) helpt mensen met kanker en hun naasten om de ziekte emotioneel te verwerken. Omdat het instituut afhankelijk is van donaties en giften heeft HDI contact met verschillende mensen en bedrijven. Naast cliënten heeft het bedrijf ook contact met donateurs, sponsors en contactpersonen bij ziekenhuizen en andere organisaties. Voorheen werden deze groepen in verschillende customer relationship management (CRM) systemen ondergebracht, maar dat werd als steeds inefficiënter ervaren. Het overzicht liet te wensen over en gegevens moesten meerdere malen worden opgeslagen. Daarom is het HDI op zoek gegaan naar één nieuw CRM-systeem. Na een uitgebreid selectietraject, waarbij meerdere partijen langs zijn geweest om hun oplossingen te laten zien, is uiteindelijk gekozen voor Microsoft Dynamics CRM. De implementatie is daarbij uitgevoerd door adviesbureau CBS Solutions.
"De gegevens van onze relaties stonden her en der verspreid en we wilden daarom naar één bron", vertelt dr. Bram Kuiper, directeur van het HDI. "Dat hebben we nu met het nieuwe systeem gerealiseerd. Als er iets verandert hoeven we die verandering nu nog maar één keer in te voeren." Daarbij is het belangrijk dat de verschillende activiteiten van het instituut gekoppeld kunnen worden: "We voeren bijvoorbeeld campagne voor een nieuwe huisvesting voor ons instituut. Daarvoor kunnen we in het nieuwe systeem gemakkelijk toezeggingen en afspraken vastleggen."
Koppeling EPD
Voor een volledig beeld van de klanten wilde HDI ook een koppeling met het elektronisch patientendossier (EPD). Daarbij was het van belang dat de autorisatierechten overgenomen werden in het CRM-systeem. Kuiper vertelt: "De gegevens in het EPD zijn natuurlijk niet voor iedereen toegankelijk en dat geldt ook voor de gegevens in ons CRM-systeem. Alleen wie daartoe gerechtigd is krijgt die gegevens te zien." De koppeling was niet eenvoudig, aldus de partijen en moest er een intensief voortraject met begeleiding door CBS Solutions plaatsvinden. Ron Wallegie van CBS Solutions was verantwoordelijk voor de implementatie en vertelt dat het belangrijk was om te laten weten wat wel en wat niet kon: "Het instituut is natuurlijk geen technisch georiënteerde organisatie, het gebruiksgemak is extra belangrijk. Dat vergt dus een goede vertaling van de techniek naar het gebruik ervan zoals het HDI dat voor ogen heeft."
Kuiper ziet nu al mogelijkheden om het huidige systeem verder uit te breiden: "Denk aan koppelingen tussen personen en instellingen. Dat moet allemaal nog verder uitgezocht worden, maar we zien nog erg veel potentie." Ze willen daarbij een voorbeeldfunctie vervullen. Volgens Kuiper bevordert het nieuw aangeschafte CRM-systeem de professionaliteit en komt het de kwaliteit van het werk ten goede.
Auteur: Redactie ITcommercie
Bron: ITcommercie